1. Identificación del Responsable del Tratamiento
El presente documento establece la Política de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales de la plataforma tecnológica AutoFlow, propiedad y operada por GN REPRESENTACIONES S.A.S. (en adelante, "LA COMPAÑÍA" o "AutoFlow"), sociedad comercial legalmente constituida bajo las leyes de la República de Colombia.
| Razón Social | GN REPRESENTACIONES S.A.S. |
|---|---|
| Nombre Comercial | AutoFlow - Software de Gestión Automotriz |
| Domicilio Principal | Colombia |
| Correo Electrónico de Contacto Legal | marketing@gnrepresentaciones.co |
| Línea de Atención / WhatsApp Corporativo | +57 305 725 7297 |
| Sitio Web Oficial | autoflow.com.co / gnrepresentaciones.co |
2. Definiciones Legales
Para efectos de la interpretación de la presente política y en concordancia con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: GN Representaciones S.A.S., quien decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento (clientes, usuarios, visitantes de la web, administradores de talleres y mecánicos).
3. Finalidades de la Recolección y Tratamiento de Datos
Los datos personales recolectados a través de formularios web, solicitudes de demostración, contratación del software, WhatsApp y uso de la plataforma AutoFlow serán tratados para los siguientes fines legítimos:
3.1. Gestión Comercial y Demostraciones
- Coordinar, agendar y llevar a cabo demostraciones virtuales 1 a 1 de la plataforma AutoFlow con sincronización de Google Calendar.
- Enviar propuestas comerciales, cotizaciones personalizadas de planes y detalles técnicos del software.
- Contactar al cliente vía telefónica, correo electrónico o mensajería instantánea (WhatsApp) para resolver dudas sobre el servicio.
3.2. Operación y Prestación del Servicio SaaS
- Crear, configurar, aprovisionar y mantener las cuentas de usuario de talleres mecánicos y servitecas.
- Habilitar la gestión de órdenes de trabajo, control de inventario, checklist técnico digital y liquidación de comisiones.
- Brindar soporte técnico especializado, capacitación al personal y mantenimiento preventivo del sistema.
Los datos de los propietarios de vehículos (placas, teléfonos, historial de reparaciones) ingresados por los talleres usuarios en AutoFlow son de exclusiva propiedad del taller. AutoFlow actúa estrictamente como Encargado del Tratamiento bajo rigurosos acuerdos de confidencialidad, y nunca venderá, comercializará ni transferirá dicha información a terceros.
4. Tratamiento de Información Fiscal y Facturación Electrónica DIAN
En cumplimiento de las resoluciones expedidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de Colombia para los proveedores de software de facturación electrónica y documentos equivalentes (POS Electrónico):
- Los datos fiscales (RUT, NIT, Razón Social, certificados de firma digital y resoluciones de numeración) son transmitidos y procesados a través de canales cifrados de alta seguridad (TLS 1.3 / SSL de 256 bits).
- La información contable y fiscal se almacena cumpliendo los periodos de retención legal exigidos por el Estatuto Tributario colombiano.
- AutoFlow garantiza la interoperabilidad con los servidores de validación previa de la DIAN sin alterar el contenido de las facturas generadas.
5. Derechos de los Titulares de los Datos (Derechos ARCO)
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GN Representaciones S.A.S. en su condición de Responsable del Tratamiento.
- Solicitar prueba de la Autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos personales.
- Ser informado por el Responsable, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente.
- Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
6. Procedimiento para Consultas, Reclamos y Revocatorias
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Consulta, Reclamo o Supresión enviando una comunicación formal con el asunto "Protección de Datos Personales - AutoFlow" a través de los siguientes canales:
Oficial de Protección de Datos Personales (DPO)
Correo electrónico: marketing@gnrepresentaciones.co
Línea de soporte WhatsApp: +57 305 725 7297
Términos de respuesta legal:
- Consultas: Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
- Reclamos: Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
7. Términos y Condiciones de Uso del Software SaaS
El acceso, registro y uso de la plataforma AutoFlow confiere la condición de Usuario e implica la aceptación plena de los siguientes términos:
- Licencia de Uso: GN Representaciones S.A.S. concede al cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible y revocable bajo modalidad de Software como Servicio (SaaS) durante la vigencia del plan contratado.
- Disponibilidad del Servicio: AutoFlow ofrece una disponibilidad de servicio del 99.8% sobre infraestructura en la nube de alta confiabilidad. Los mantenimientos programados serán notificados previamente.
- Uso Autorizado: El usuario se compromete a no utilizar el software para actividades ilícitas, fraudulentas, o que vulneren derechos de propiedad intelectual de terceros.
- Propiedad Intelectual: Todos los algoritmos, marcas, diseños, logotipos, interfaces, código fuente y documentación técnica son propiedad exclusiva de GN Representaciones S.A.S.
9. Medidas de Seguridad y Cifrado
GN Representaciones S.A.S. ha implementado rigurosas medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad de los datos personales y evitar su alteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado:
- Cifrado de datos en tránsito mediante protocolos HTTPS y TLS 1.3.
- Copias de respaldo (backups) automáticas diarias almacenadas en centros de datos con redundancia geográfica.
- Control de acceso basado en roles (RBAC) para limitar la visualización de datos sensibles únicamente al personal estrictamente autorizado.
- Auditorías periódicas de seguridad informática y monitoreo de intrusiones en tiempo real.